传真机有普通电话传真机，还有多功能一体化机，还有电脑软件传真机。操作按件、界面也不尽相同，但是对于接收传真实际就分两种，一是自动接收：自动收传真是传真常用功能，一般有个专门切换按钮（传统传真机）或设置（一体机或软件），选择后对方拨打传真机号码即可听到传真应答声，之后对方按传真开始键即可传真，而本方自动接收打印出稿件。自动发一般是一体机或软件才能实现按时自动发送稿件到对方传真号码，此时对方也要开启自动接收。一是人工接收：听到电话铃后，拿起听筒接通电话手动按传真开始键，对方就能获得传真应答声，之后如自动接收流程一样。人工发传真时先把稿纸按放到位（传统传真机是稿件字向下放置会自动吸附一半到机器里，正确时有提示音和提示文字），拨打对方传真机号码，听到传真应答声或让对方手动给信号后，即可按开始传真键，等待稿件自动排出，屏幕提示完成。一般是自动收，人工发。

传真机必须有相应的耗材，如墨粉、纸张等。并且接线端口必须正确安装，以便顺利接收传真。事实上，测试这个功能一点也不难。只要你能打来打去，传真信号传输就没有问题。只要你把纸放在纸架上，传真机就会自动检测，只要你不发出检测报警信号，所有功能都会正常。